Vrijwilligers beleid GSC ODS

seizoenen 2017 (vanaf augustus)-2018 en 2018-2019 (tot augustus 2019)

 

Inleiding:

dit vrijwilligersbeleid hangt onder, en is een verlengstuk/uitwerking van, het huidig geldende algemene missie en visie document van GSC ODS.

In seizoen 2017-2018 zal dit vrijwilligers beleid een onderdeel zijn van de pijler van dat seizoen “meer (tevreden)vrijwilligers.

Dit vrijwilligers beleid zal rond mei 2019 geëvalueerd worden binnen het bestuur  aan de hand van concrete resultaten, uitkomst van tevredenheidsonderzoeken onder de vrijwilligers en indrukken die we van de verschillende coördinatoren/aanspreekpunten gekregen hebben.

Het bestuur van GSC ODS is verantwoordelijk voor het vrijwilligers beleid en hebben een eerste aanspreekpunt/opzichter aangesteld binnen het bestuur, dat is heden een algemeen bestuurslid met de taak “vrijwilligerszaken”

Korte en lange termijn doelen binnen dit beleidsstuk lopen door elkaar heen en worden als zodanig benoemd

 

Algemene uitgangspunten rondom vrijwilligers

-Vrijwilliger zijn doe je vrijwillig vanuit verbondenheid met de vereniging: er staat geen vaste vergoeding tegenover, vergoeding  is geen recht maar mogelijk een extra

-Er is duidelijkheid over de taken en bevoegdheden van de vrijwilligers: dit door een up to date takenomschrijving en een up to date (met naam en contact gegevens) overzicht aanspreekpunten voor elke vrijwilliger

-Als vrijwilliger heb je een voorbeeld functie naar anderen.. Een verklaring  van goed gedrag (VOG) is bij degene die leiding geven aan jeugd (tot en met A teams) een voorwaarde. Onkosten voor aanvragen van de verklaring word vergoed door de vereniging

-Als vrijwilliger volg je het beleid wat gemaakt en gecommuniceerd word. Daar waar je andere inzichten heb kan je dit delen met jou aanspreekpunt die het bespreekbaar kan maken hoger op

-minimaal 1 keer per jaar is er een schriftelijke tevredenheidsonderzoek onder de vrijwilligers waarvan input gebruikt word om vrijwilligers beleid te bevestigen of verbeteren

-als vereniging willen we de basis goed vastgelegd hebben in afspraken en regels en de rest laten we over aan de personen zelf. Hiermee willen we de informele en familiare sfeer en cultuur als verenging bewaren maar ook borgen.

 

Specifieke doelstelling seizoen 2017-2018:

-meer en tevreden vrijwilligers: alle lege vacatures opgevuld inclusief die te maken hebben met groei van de vereniging. Eerst vanuit interne kandidaten (leden, ouders van ect.) maar ook van buitenaf

-duidelijkheid over de taken en bevoegdheden van elke vrijwilliger: aanwezigheid van taken omschrijving en implementatie daarvan

-duidelijke communicatie structuren voor iedereen vindbaar: bij wie meld je wat en wie legt waarover verantwoording af bij wie

Deze doelstellingen zijn verwerkt in het hieronder Algemeen Beleid en zullen in volgend seizoen mogelijk blijven bestaan of aangepast worden

 

Algemeen Beleid

 

 

Organogram (wie valt onder wie qua verantwoording):

# Vrijwilligers die rechtstreeks te maken hebben met het uitvoerend voetbal (trainers, assistent trainers) vallen onder de technische voetbal commissie (eerste aanspreekpunt is voorzitter/coördinator van die commissie: die kan dit uitbesteden qua praktische uitvoering). De Technische voetbal commissie heeft als aanspreekpunt en heeft verantwoording af te leggen aan het bestuurslid met de technische voetbal zaken in zijn takenpakket

 

 

# Vrijwilligers die met de ondersteunende/faciliterende voetbalzaken van de vereniging te maken hebben (scheidsrechters/vlaggers, materiaal man, verzorger, kantinemedewerkers ect) vallen onder de des betreffende coördinator van desbetreffend onderdeel. De coördinator heeft als aanspreekpunt en verantwoording af te leggen aan bestuurslid met vrijwilligers zaken in zijn pakket

 

Een betaalde kracht (heeft een arbeidsovereenkomst, bv de hoofdtrainer) valt rechtstreeks onder het bestuurslid die de technische voetbal zaken in zijn takenpakket heeft. Deze betaalde kracht kan anders benadert worden gezien die betaald word voor zijn diensten wat betekent dat die ook aanspreekbaar is op het resultaat van zijn diensten

 

Deskundigheidsbevordering:

Streven is om daar waar nodig van te voren geplande deskundigheidsbevordering aan te bieden/te faciliteren middels intern op gezette cursus/meetings en indien noodzakelijk en betaalbaar/financieel mogelijk, door externen. Daar waar gaten blijken binnen het seizoen kan er ter plekke overlegt worden met bestuur om deskundigheidsbevordering nog te faciliteren. Dit gaat vooral op vraag van commissies/voorzitters: zie organogram.

 

Geplande deskundigheidsbevordering :

-Op gebied van trainers doen we dit op voorhand organiseren daar alle trainers een trainerscursus moeten hebben afgerond. Loopt via de technische voetbal commissie en KNVB

-Ook bieden we op voorhand een fluit/vlag cursus aan aan het begin en halverwege het seizoen. Dit om ouders, jongeren makkelijk over te halen tot meedoen op dit gebied

-bij nieuwe bar/cafetaria vrijwilligers doorloopt men een uitdraai van het hygiëne draaiboek en tekent men dit voor gelezen/gezien. Elk jaar word dit herhaalt

 

 

Verplicht vrijwilligerswerk:

-de A en B selectie jeugd worden geacht 4 (pupillen, junior) wedstrijden te fluiten/vlaggen per jaar. De coördinator van scheidsrechters en wedstrijden houd dit bij. Datum gaat in afstemming met coördinator maar er word een houding gevraagd van meewerking. Lukt het door tijden van eigen wedstrijden niet om dit te doen op zaterdag dan kan je je taak ook uitvoeren op 1 van de toernooien van de vereniging, denk aan Jan de Wit- en Jaap van der Wiel toernooi.

Vrijstelling kan alleen in overleg met jeugdcommissie die het mogelijk ook voorlegt aan bestuurder vrijwilligerszaken: mogelijk word dan een vervangende taak gedaan of vrijstelling gegeven

-ouders van nieuwe jonge leden: vanaf F-jes tot en met D-jes word gestimuleerd, verwachting uitgesproken dat een taak op zich neemt. Er word een lijstje van taken doorgeven bij aanmelding en aan begin van elk seizoen. De tijd/intensiviteit word vrij gelaten. De hoop is dat er daar een aantal vaste/vrijwillige vrijwilligers van overblijven

-Veteraanleden worden gestimuleerd, verwachting uitgesproken dat ze een taak op zich nemen, minimaal 1 taak(je), intensiviteit word vrijgelaten. Coördinator veteranen stimuleert dit gesteund door bestuur(slid). Materiaal en berichtgeving word door bestuurslid vrijwilligers aangeleverd

 

Contributie voor vrijwilligers:

Vrijwilligers die ook gebruik maken van de faciliteiten om te voetballen krijgen kunnen korting op hun contributie krijgen, dit werkt als volgt: senioren voetballende leden kunnen korting krijgen op hun contributie van 2,50 euro per maand: dienst die hier tegen over staat is: minimaal 3 junioren/senioren of 4 pupillen wedstrijdjes te fluiten (augustus tot en met december en dan nog 3 of 4 wedstrijden van januari tot en met juni of iets anders bv bardiensten 3 x 3 uur augustus tot en met december en ook januari tot en met juni. Afrekening is aan eind van seizoen. Dit systeem gaat in seizoen 2017-2018 wel onder de loep genomen worden en kan mogelijk halverwege het jaar (januari 2018) of volgende seizoen aangepast/gestopt worden

 

Rustende leden die geen gebruik maken van de faciliteiten om te voetballen maar wel vrijwilliger zijn betalen geen contributie aan de club tenzij men dit zelf graag wens, dan word dit gezien als gift/donatie om de club te steunen.

Kanttekening: vrijwilligers die scheidsrechter zijn of vlaggen bij een wedstrijd moeten lid zijn van de KNVB. Deze kosten worden vergoed door de club los van wel of geen contributie moeten betalen. Vrijwilligerswerk staat los van gebruik maken van faciliteiten om te voetballen.

 

Attentiebeleid

bij de volgende situaties is er vanuit de vereniging een attentie naar de vrijwilliger:

-langdurige ziekte: in de grote van bloemen of fruitmand, afwijken kan in overleg met bestuur

-bij afscheid na goed overleg van een vrijwilliger die minimaal 5 jaar (intensief) actief is geweest binnen de vereniging: in de vorm van een tegoed bon ter waarde oplopend van 40 tot 100 euro

– bij afscheid na goed overleg van een vrijwilliger die minimaal 20 jaar (intensief) actief is geweest binnen de vereniging: in de vorm van een receptie op kosten van de vereniging

 

Aanspreekpunten en coördinatoren zijn eerst verantwoordelijk voor signaleren en regelen van de attentie. Bestuur is dit in geval van aanspreekpunten en coördinatoren

 

1 keer per jaar organiseert de activiteiten commissie voor alle vrijwilligers een gezellige avond als dank, namens het bestuur

 

Klachten afhandeling en vertrouwenspersoon:

als er klachten zijn over gang van zaken, bejegening of andere zaken dan is het uitgangspunt dat een vrijwilliger dit in eerste instantie bespreekt met zijn aanspreekpunt of coördinator zoals vernoemd n zijn vrijwilligerscontract. Kom de vrijwilliger met die persoon er niet uit of is er een klacht rondom die persoon dan is het wenselijk dat de vrijwilliger zo snel mogelijk contact zoekt met de vertrouwens persoon binnen de vereniging die tevens klachten in behandeling neemt. Samen word er gezocht naar bemiddeling, oplossingen. Indien nodig, ingeschat door de vertrouwenspersoon, en de vrijwilliger daar toestemming voor geeft, kan er opgeschaald worden naar het betrokken bestuurslid in de lijn. Contact gegevens van vertrouwens persoon/klachten behandelaar staat vermeld op website en op prikbord van de kantine

 

Hoe vrijwilliger worden:

Inleveren, opsturen van vrijwilligers formulier wat te downloaden is op de website. Hier staan opstuur gegevens op vermeld.

Bestuurslid vrijwilligerszaken ontvangt dit van de postvak-in beheerder van de vereniging

Bestuurslid doet of zelf kennismakings gesprek met of zonder een coördinator of afgevaardigde van een commissie, afhankelijk van inhoud van aanmelding

 

Indien een akkoord van beide kanten qua inhoud van de taak dan word er een vrijwilligers overeenkomst getekend door afgevaardigde van bestuur en door de vrijwilliger. Hiermee is helder wat er van elkaar verwacht mag worden en ook wanneer een samenwerking geen voortgang kan vinden/gestopt kan worden

 

Hoe vrijwilliger-af worden:

Overmacht daar gelaten zegt een vrijwilliger zijn taak op door zijn eerste aanspreekpunt hier mondeling over te spreken. Deze meld dit bij het bestuurslid vrijwilligerszaken in geval deze niet zelf al zijn eerste aanspreekpunt is. In vrijwilligersovereenkomst staat verder omschreven wat hierin de verdere procedure is.

Van bestuur uit kan een vrijwilliger ook ontheven worden van zijn taak. Daar bij grensoverschrijdend en/of ongepast gedrag. Ook gedrag waarin beleid van vereniging niet nagevolgd word tot gedwarsboomd word kan gekozen worden om de vrijwilliger te ontheffen van zijn taak. Afhankelijk van ernst en voorbeeldfunctie kan er ook gekozen worden voor 1 a 2 waarschuwingen voordat men eventueel de vrijwilliger ontheft van zijn taak. Deze afweging ligt bij het gehele bestuur, vertegenwoordig in dit geval door het bestuurslid van vrijwilligerszaken. Bij dit alles word desbetreffende vrijwilliger altijd te woord gestaan door zijn eerste aanspreekpunt of het bestuurslid wat mee betrokken is bij de inhoud van zijn taak. Bestuurslidvoetbalzaken bij trainers, bestuurslid vrijwilligerszaken bij faciliterende vrijwilligers ect.

Bericht word uiteindelijk aan leden administratie doorgeven die vrijwilliger uitschrijft uit vrijwilligers bestand

Dit alles staat in grote lijnen omschreven in vrijwilligers contract wat ondertekent word

Uitgangspunt is dat elke vrijwilliger die stopt met zijn vrijwilligerswerk een gesprek heeft met het verantwoordelijke bestuurslid om zodoende ook goed de overeenkomst af te kunnen sluiten, te kunnen leren van eventuele tips en ervaringen van de vrijwilligers en zo ook de eventuele laatste praktische zaken te kunnen afronden.

 

Aantrekken nieuwe vrijwilligers:

-via media: facebook, internet site, SSKW, kranten en door een actief benaderen van mensen

Nieuwe leden, als ook ouders van nieuwe jonge leden (MINI, F-jes) worden actief benadert (door leiders/trainers en bestuur(slid) voor vrijwilligers werk middels het overzicht van een takenlijst

-Hierbij word gelet op een divers aanbod zowel inhoudelijk als qua tijdsinspanning: van bar dienst, vlaggen tot commissie lid of schoonmaker. Van 1 uur per maand tot wekelijks 8 uur.

-Er is een duidelijke manier van communicatie van openstaande vacatures. Komend seizoen te realiseren: via een scherm in kantine, de website,  flayer (of info mail) en welkomsbrief voor nieuwe leden kan men altijd een update vinden van vrijwilligers taken. Hierin word gezorgd dat vrijwilligerswerk gefaciliteerd word door een afgestemde inwerk periode, een cursus/uitleg indien nodig en gezelligheid/verbondenheid = navraag doen, evalueren, afstemmen en complimenteren. Praktische uitvoering ligt in de lijn van kleine cursus voor ouders die willen fluiten/vlaggen, vrijwilligers avonden die aansluiten bij de behoefte (inhoudelijk, gezelligheid, combinatie van) tot feestactiviteiten voor de vereniging.

-In de toekomst, meerjarenbeleid:  mede vanuit maatschappelijke betrokkenheid word er vrijwilligers werk aangeboden voor mensen om te re-integreren. Hierin is een aangewezen persoon in de vereniging degene die de vrijwilliger coacht, als aanspreekpunt fungeert en evalueert. Mogelijk ka dit in de toekomst uitgebreid worden naar gesubsidieerde re-integratie plekken

 

Het hele aantrekken van vrijwilligers word 2 keer per jaar (rond jaarwisseling en eind van seizoen) in bestuur geëvalueerd en gepresenteerd door bestuurslid vrijwilligerszaken

 

Tevreden vrijwilligers

Zowel op lange termijn als op kort termijn is het belangrijk dat vrijwilligers met plezier en naar tevredenheid hun taak kunnen doen. Daarvoor is het belangrijk dat er een duidelijke taak omschrijving is (structuur), dat men weet bij wie men terecht kan voor zaken en men de info krijgt die ze nodig hebben (communicatie) en er waardering kenbaar gemaakt word en/of feedback gegeven word over geleverde diensten (evaluatie momenten, individueel of algemeen). Dit faciliteren is de taak van het bestuurslid vrijwilligerszaken en de uitvoering ligt bij coördinatoren, voorzitters commissie of bestuurslid.

Belangrijkste is dat er een bejegening/cultuur binnen de vereniging word gestimuleerd waarin we dankbaar zijn voor elkaars ingezette tijd en goede bedoelingen, zodanig ook met elkaar communiceren en bestuur daarin voor mag gaan.